Systemisches Lastenheft für den Kauf einer Schneidmaschine

Auf das Endprodukt kommt es an! Präzises Laserteil aus Edelstahl. Vor dem Zuschnitt steht die Planung!
Auf das Endprodukt kommt es an! Präzises Laserteil aus Edelstahl. Vor dem Zuschnitt steht die Planung!

Lastenheft - Ihr Freund und Helfer für Kauf und Planung von Schneidmaschinen

Das systemische Lastenheft ist eine hilfreiche Planungs- und Projektierungshilfe für die Implementierung von Plasmaschneidanlagen, Brennschneidmaschinen, Laserschneidanlagen und Wasserstrahlschneidanlagen. Lastenhefte verfolgen das Ziel, Ärger und Probleme beim Kauf von Schneidmaschinen und Schneidanlagen, Software, Digitalisierungsmaßnahmen, Retrofittings etc. zu reduzieren und die Planungs- und Projektierungsphase vor Überraschungen zu bewahren.

In diesem Artikel erklären wie die Vor- und Nachteile eines Lastenhefts und zeigen auf, wie Sie ein systemisches Lastenheft bei der Planung, der Projektierung und dem Kauf einer Schneidmaschine unterstützen kann.

CNC-gesteuerte Schneidanlagen können mehrere Hunderttausend Euro in der Anschaffung kosten. Sie benötigen ein Stammpersonal, das sie betreut und sie werden nach unserer Erfahrung sehr schnell zum Herzstück einer Fertigung. Ist es da nicht sinnvoll eine derart bedeutende Investition, durch eine vernünftige Planung, die auch ein sorgsam erarbeitetes Lastenheft beinhaltet, entsprechend vorzubereiten? Die Antwort liegt bei Ihnen.   

Wo kann das Lastenheft eingesetzt werden?

Führungslaufbahn einer großen Brennschneidanlage
Auch Fundamente gehören in das Lastenheft.

Einsatzbereiche für das Lastenheft

  • Plasmaschneidanlagen
  • Brennschneidmaschinen
  • Kombinierte Plasma- und Brennschneidmaschinen
  • Brennschneidtische und Filteranlagen
  • Rohrschneidanlagen
  • Bohr- und Sägeanlagen
  • Laserstrahlschneidmaschinen
  • Wasserstrahlschneidmaschinen
  • Schneidroboter, Handling und Fasenroboter
  • Retrofitting von Schneidmaschinen
  • Sonderanlagen
  • ...

Ist das Lastenheft nur für Großbetriebe interessant?

  • Nein! Jedes Unternehmen, dass möglichst wenig Probleme bei der Anschaffung einer Schneidmaschine haben möchte, sollte ein Lastenheft einsetzen.

    Der Einsatz eines Lastenhefts ist sinnvoll für:

  • Unternehmen die viel zuschneiden und bei denen die Schneidmaschine eine hohe Bedeutung in der Wertschöpfungskette darstellt.
  • Unternehmen, die auch in der Projektabwicklung professionell arbeiten und die Kontrolle behalten möchten.
  • Unternehmen, die Wert auf Nachhaltigkeit legen und den Unterschied zwischen Wirtschaftlichkeit und billigem Einkaufspreis kennen. 
  • Unternehmen, die genügend Zeit für den Planungsprozess einkalkuliert haben. Das Arbeiten mit einem Lastenheft kostet die Lieferanten bei der Erstellung der Angebote mehr Zeit. Ist diese nicht vorhanden, setzt sich das Unternehmen selber unter Druck und muss auf eine solide Planungsarbeit im Vorfeld verzichten.
  • Unternehmen, die Reibungsverluste bei einer komplexen Abwicklung gerne reduzieren.
  • Unternehmen, die das maximale Ergebnis im Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Schnittqualität bei ihrer Investition erzielen möchten. 

Grenzen des systemischen Lastenhefts?

Die Nutzung eines systemischen Lastenhefts für Schneidanlagen ist kein Garant für fehlerfreie Anlagen oder reibungslose Projektierung und fehlerfreie Ausführung oder Bedienungsfehler oder "Montagsanlagen" etc. Dies vermag weder eine gesetzliche Norm noch das Lastenheft 100% auszuschließen. Ebenso wenig kann das Lastenheft vor kommunikativen Missverständnissen und Irritationen mit dem Lieferanten schützen - menschliches Versagen eingeschlossen. So wie man Sonnenschein oder steigende Aktienkurse nicht anordnen kann, so wenig kann durch eine Norm oder ein Lastenheft eine fehlerfreie Anlage gesichert werden.  

Aber ohne systemisches Lastenheft haben Sie wenig in der Hand. Auch wenn die Erstellung eines solchen Dokuments einige Tausend Euro kosten kann, doch bei einer Investitionsgröße von etlichen Hunderttausend Euro für eine moderne CNC-gesteuerte Schneidmaschine ist es  wesentlich sicherer und ratsamer, ein solches Geschäft mit einem systemischen Lastenheft abzuwickeln, so unsere Erfahrung.

Wozu ein Lastenheft? Ist das nicht völlig übertrieben?

Problem Nr. 1: Die Aussagekraft mancher Angebote könnte präziser sein!

Häufig beziehen sich die in Angeboten für Schneidmaschinen enthaltenen Zahlen und technischen Aussagen auf Allgemeinplätze, beispielsweise werden die beigestellten Fremdkomponenten, wie dem Plasmabrenner, dem Filter, der Hochdruckpumpe oder der CAD/CAM-Software bis ins Detail technisch beschrieben, was sicherlich gut und auch nützlich ist. Und da viele Komponenten identisch sind, sehen manche Angebote auf den ersten Blick auch ähnlich aus. Und genau dies erschwert dem Käufer, sich ein objektives Bild über die angebotene Gesamtleistung zu machen. Nicht selten kommt dabei die Beschreibung der eigentlichen Schneidanlage im Hinblick auf ihre Tauglichkeit für den geplanten Einsatz beim Anwender zu kurz.

Häufig beschreiben Maschinenhersteller das Produkt ausführlich, was auch gut und richtig ist, doch kaum ein Angebot berücksichtigt die Anfrage, also das Schneidproblem des Kunden im Einzelnen.

Beispiel: Ein Anwender plant den Zuschnitt mit einem Plasmabrenner von Materialdicken bis 50 mm und er fragt sich:

  • Wie der Schnitt wohl aussehen wird?
  • Wie gut und wie genau werden die ausgeschnittenen Löcher sein?
  • Welche Kosten wird ein solcher Schnitt erzeugen?

Als Antwort auf seine Fragen empfiehlt der Hersteller in unserem Fall eine 400 Ampere Plasmastromqelle und liegt damit nicht falsch. Doch er versäumt es, auf die Fragen des Kunden näher einzugehen. Bestenfalls liefert er noch eine Schneidtabelle mit, die belegt, dass der 400 A Plasmabrenner 50 mm Dicke problemlos schneiden kann.
Soweit so gut, doch die Fragen des Kunden bleiben unbeantwortet. Mit keiner Silbe im Angebot wird erwähnt, welche  Schnittkosten und Schnittqualitäten mit diesem Strom konkret für seine Anwendung erzielt werden. Somit bleiben beim Kunden Fragen und Unsicherheiten zurück, die nicht selten zu einer bösen Überraschung und zu Ärger führen können und am Ende zu einem Konflikt mit dem Lieferanten. Doch Konflikte dieser Art wünscht keiner in der Schneidbranche. Mit Hilfe eines systemischen Lastenhefts ließen sich Konflikte dieser Art deutlich reduzieren.
   

Problem 2: Planungsunsicherheit durch unbeantwortete Fragen

Werden wichtige technische Details nicht präzise benannt, so hat der Käufer wenig Planungssicherheit beim Kauf einer CNC-gesteuerten Schneidmaschine. Somit bleibt eine Lücke in der Planungssicherheit seiner Anlage bestehen, am Ende treffen subjektive Eindrücke die Entscheidung oftmals nach dem Muster:

  • Wer hat den besten Preis?
  • Welcher Verkäufer erschien kompetent?
  • Welche Hersteller besitzt die scheinbar beste Reputation?
  • Wer liefert am schnellsten?
  • Wer sitzt am nächsten?
  • Was nutzt mein Wettbewerber für ein Modell?
  • etc.

Natürlich ist die Klärung dieser "weichen" Faktoren in der Kaufentscheidung ebenso von Bedeutung aber die eigentlich technischen Anforderungsprofile ersetzen sie nicht. Erhält der Käufer in seinem Angebot eine Fülle an Funktionen und Optionen mag dies verlockend erscheinen, doch wenn es nicht auch klare Aussagen zur gewünschten Eignung der Schneidanlage für den konkreten Anwendungsfall klärt, dann fehlt dem Angebot etwas entscheidendes. 

Wenn man nicht weiß, wonach man sucht, kann man es nicht finden - hat man es gefunden, weiß man nicht, wozu es da ist. Erst wenn man weiß, wonach man suchen muss, stellt man die richtigen Fragen.

Doch jede Münze besitzt zwei Seiten: Wenn ein Schneidanwender keine konkreten Aufgaben, Wünsche, Probleme benennt, kann der Lieferant auch nicht darauf eingehen. Wo keine Fragen sind, gibt es auch keine Antworten. 
Daher empfehlen wir den Schneidmaschinenherstellern ein Standard-Pflichtenheft einzusetzen, um Reibungsverluste zu reduzieren und mögliche Irritationen abzuwenden.

Wie erstellt man ein systemisches Lastenheft?

Das systemische Lastenheft beschreibt qualitativ die Abwicklung einer Maschineninstallation und berücksichtigt dabei folgende Punkte:  

  1. Projektmanagement: Was sollte es beinhalten?
  2. Gewährleistung, Service und Qualitätsspiegel
  3. Sicherheit und CE
  4. Beschreibung und Dokumentation: "Kleinigkeit" mit großer Wirkung!
  5. Kaufmännische Gesichtspunkte
  6. Auslegung der Technologie: Wissenswertes aus der Technik!

 

Was gehört ins Lastenheft für Schneidmaschinen und Schneidsysteme?

Das systemische Lastenheft für Schneidanlagen unterscheidet sich von der allge. DIN Norm. In der allgemeinen DIN Norm werden die Grundbegriffe unabhängig vom Objekt definiert. Darin findet der Leser keinen Hinweis auf Düsenverschleiß oder Lochgenauigkeiten. Deshalb haben wir das Konzept der DIN speziell auf Schneidmaschinen angepasst und Gedanken eingeführt, die in der allge. DIN 69901-Teil 1 bis Teil 5 nicht enthalten sind.

Das systemische Lastenheft für Schneidmaschinen enthält eine Vielzahl an qualitativen Kriterien, die es dem Anwender erlauben, seine Wünsche und Anforderungen besser einzuordnen und gewichten zu können.

10 Merkmale eines Lastenhefts:

  1. Die Projektierung einer Schneidmaschine nach dem Muster: Wer macht was bis wann?
  2. Es fordert präzise Detailaussagen und Fakten
  3. Es liefert dem Maschineneinkäufer eine bessere Planungsgrundlage
  4. Außerdem unterstützt es durch bestimmte Kriterien die Implementierung des Schneidsystems
  5. Es weist auf potentielle Schwachstellen hin
  6. Es richtet sein Augenmerk auch auf die Zukunft
  7. Es unterstützt die Projektabwicklung 
  8. Es reduziert potentielle Reibungsverluste
  9. Es zeigt den Lieferanten ein umfangreicheres Bild der Aufgabenstellung an
  10. Es schafft eine Win-Win-Situation für den Kunden und den Lieferanten

Diese 6 Vorteile sollten Sie kennen, wenn Sie ein Lastenheft einsetzen:

  1. Die Erstellung eines eigenen Lastenhefts führt zu einer Präzisierung des geplanten Einsatzes. Dabei werden dem Ersteller der Unterlage auch seine Randbedingungen und andere Details bewusst.
  2. Das Lastenheft unterstützt auch bei der Planung und bei der Projektabwicklung, es unterstützt beim Projektierungsablauf bis hin zur Inbetriebnahme.
  3. Zugleich dient das systemische Lastenheft auch als Grundlage beim Einholen von Angeboten.
  4. Außerdem vermag es Schwächen eines Angebots im Bezug auf den geplanten Einsatz aufzudecken und zeigt damit an, wo weitere Aufklärung oder Nachfassen erforderlich sind. Fokussierung beim Einkauf auf die technische Ausführung der Schneidanlage. Durch diese Qualitätsfokussierung kann sich auch eine bessere Wirtschaftlichkeit der Anlage nachhaltig ergeben (kausaler Zusammenhang: Ist notwendig, aber nicht hinreichend!)
  5. Darüber hinaus zeigt ein gutes systemisches Lastenheft dem Maschinenhersteller ein besseres Abbild der gewünschten Aufgabenstellung und der Randbedingungen an und unterstützt so bei der Projektabwicklung,
  6. Das Lastenheft schafft eine Win-Win-Situation, von der beide Seiten - Lieferant und Schneidanlagenbetreiber - profitieren können.

Konkret umfasst ein solches Heft die technischen und inhaltlichen Vorgaben, die an die Anlage/Maschine/Software gestellt werden. Das Lastenheft beschreibt, was an Funktionalität von einer Anlage, einem Gerät oder System gefordert wird.

Das Lastenheft ist ein Dokument, das festhält, WAS der Anwender will und WIESO er es will.

Genau diese Dinge sollte das Lastenheft regeln. Wir empfehlen daher, den Einsatz eines Lastenhefts in der Beschaffung und Implementierung einer Schneidanlage rechtzeitig zu überdenken.

Manche Dinge kann das Lastenheft nicht abfangen, z.B. abgenutzte Plasmaelektrode nach zu wenigen Starts.
Manche Dinge kann das Lastenheft nicht abfangen, z.B. abgenutzte Plasmaelektrode nach zu wenigen Starts.

Die 3 Don'ts beim systemischen Lastenheft

  1. Wir reden nicht von einem Lastenheft, wenn dort lediglich die Nennung der Maschine und ihrer Größe aufgeführt ist.
  2. Wir reden nicht von einem Lastenheft, wenn dort lediglich die Zahlungsmodalitäten und Garantien aufgeführt sind.   
  3. Beide Angaben zusammen entsprechen bestenfalls den Mindestanforderungen für eine Angebotsanfrage oder eine Ausschreibung, stellen jedoch keinesfalls den Umfang eines Lastenhefts dar, wie wir es leider schon öfters erlebt haben. Besteht das Lastenheft lediglich aus einer DIN A4 Seite und umfasst eher die Basisdaten des Projekts dann hat dies wenig mit einem Lastenheft zu tun. 

Lastenhefte sind keine Alleskönner. Was können Lastenhefte nicht?

Schneidanlagen und Schneidsysteme, die mit ungenügender Planung, d.h. ohne ein adäquates Lastenheft eingekauft wurden, können trotzdem funktionieren - dies steht außer Frage. Die Mehrzahl der Schneidanlagen wird OHNE Lastenheft eingekauft und es klappt, Gott sei dank, auch so!

  • Doch um wie viel Prozent man preiswerter und qualitativ besser schneiden würde, wenn das Projekt über ein Lastenheft abgewickelt worden wäre, werden diese Unternehmen niemals erfahren.
  • Ein Lastenheft ist unnütz, wenn alles wie ein Uhrwerk abläuft und beide Seiten zufrieden sind. Leider ist man erst hinterher schlauer.
  • Bei kleineren Projekten kann ein Lastenheft eher zu einem administrativen Klotz am Bein werden. Hier müssen Vernunft und Übersicht das letzte Wort haben.
  • Lastenhefte kosten beide Seiten Zeit. Wenn das Projekt unter Zeitdruck steht, dann wird der Einsatz des Lastenheftes Ressourcen kosten und erfordert mehr Manpower. Man muss sich auch darüber im Klaren sein, dass die Erstellung eines Lastenheft Geld kostet. Es muss also abgewogen werden, wie hoch der Schaden ohne Lastenheft sein könnte. Was passiert, wenn Sie etwas Entscheidendes übersehen oder vergessen haben? Was passiert in dem Fall, wo das "Kind in den Brunnen gefallen ist"?

Wenn Sie unsicher sind und Ihre Entscheidung durch eine unabhängige Meinung ergänzen möchten, dann holen Sie einen Rat im Schneidforum ein.

Geschnittene Laserteile von einer Laserschneidanlage
Vielfalt verschiedener Laserzuschnitte. Bis eine Schneidmaschine arbeitet, ist einiges an Vorbereitung erforderlich

Lastenheft versus Pflichtenheft

Hauptunterschied 1: Ersteller

Das Lastenheft wird vom Kunden erstellt. Es wird dort ein Projekthauptverantwortlicher und seine Stellvertretung benannt. Es enthält alle wesentlichen Basisanforderungen und dient damit als Grundlage zur Einholung von Angeboten. Es beschreibt die Ziele und das Wozu.

Hauptunterschied 2: Inhalt

Im Gegensatz zum Lastenheft muss das Pflichtenheft präzise und vollständig detailliert erstellt werden. Das Pflichtenheft beschreibt die zu liefernde Anlage bzw. Software so exakt wie möglich und deckt den gesamten Leistungsumfang ab.

In der Praxis erleben wir häufig, dass Lieferanten ihr Pflichtenheft auf der Basis des vorhandenen Lastenhefts des Kunden erstellen. Der Lieferant übernimmt die Anfragen aus dem Lastenheft des Kunden und trägt seine Antworten darin konkret ein, er komplettiert die Aufgabenstellungen des Kunden mit seinen Werten und Terminen, so dass beide Seiten schnell zu einer Einigung finden.


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