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Systemisches Lastenheft für den Kauf einer Schneidmaschine
- Systemisches Lastenheft für Schneidanlagen
- Wo kann das Lastenheft eingesetzt werden?
- Ist das Lastenheft nur für Großbetriebe interessant?
- Grenzen des systemischen Lastenhefts? Was kann es nicht?
- Wozu ein Lastenheft? Ist das nicht völlig übertrieben?
- 6 Vorteile eines Lastenhefts
- Die 3 Don'ts beim systemischen Lastenheft: Was man nicht machen sollte?
- Wie erstellt man ein systemisches Lastenheft?
- 10 Tipps für das Lastenheft: Welche Punkte muss das Lastenheft enthalten?
- Lastenhefte sind keine Alleskönner. Was können Lastenhefte nicht?
- Lastenheft versus Pflichtenheft
Systemisches Lastenheft für den Kauf einer Schneidmaschine
Lastenheft - Ihr Freund und Helfer für Kauf und Planung von Schneidmaschinen
Das systemische Lastenheft ist eine hilfreiche Planungs- und Projektierungshilfe für die Implementierung von Plasmaschneidanlagen, Brennschneidmaschinen, Laserschneidanlagen und Wasserstrahlschneidanlagen. Lastenhefte verfolgen das Ziel, Ärger und Probleme beim Kauf von Schneidmaschinen und Schneidanlagen, Software, Digitalisierungsmaßnahmen, Retrofittings etc. zu reduzieren und die Planungs- und Projektierungsphase vor Überraschungen zu bewahren. Das Lastenheft ist quasi Ihr Freund und Helfer, wenn Sie eine neue Schneidanlage anschaffen oder modernisieren wollen.
In diesem Artikel erklären wie die Vor- und Nachteile eines Lastenhefts und zeigen auf, wie Sie ein systemisches Lastenheft bei der Planung, der Projektierung und dem Kauf einer Schneidmaschine unterstützen kann.
CNC-gesteuerte Schneidanlagen können mehrere Hunderttausend Euro in der Anschaffung kosten. Sie benötigen ein Stammpersonal, das sie betreut und sie werden nach unserer Erfahrung sehr schnell zum Herzstück einer Fertigung. Ist es da nicht sinnvoll eine derart bedeutende Investition, durch eine vernünftige Planung, die auch ein sorgsam erarbeitetes Lastenheft beinhaltet, entsprechend vorzubereiten? Die Antwort liegt bei Ihnen.
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Wo kann das Lastenheft eingesetzt werden?
Einsatzbereiche für das Lastenheft
- Plasmaschneidanlagen
- Brennschneidmaschinen
- Kombinierte Plasma- und Brennschneidmaschinen
- Brennschneidtische und Filteranlagen
- Rohrschneidanlagen
- Bohr- und Sägeanlagen
- Laserstrahlschneidmaschinen
- Wasserstrahlschneidmaschinen
- Schneidroboter, Handling und Fasenroboter
- Retrofitting von Schneidmaschinen
- Sonderanlagen
- ...
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Ist das Lastenheft nur für Großbetriebe interessant?
Nein! Jedes Unternehmen, dass möglichst wenig Probleme bei der Anschaffung einer Schneidmaschine haben möchte, sollte ein Lastenheft einsetzen.
Der Einsatz eines Lastenhefts ist sinnvoll für:
- Unternehmen die viel zuschneiden und bei denen die Schneidmaschine eine hohe Bedeutung in der Wertschöpfungskette darstellt.
- Unternehmen, die auch in der Projektabwicklung professionell arbeiten und die Kontrolle behalten möchten.
- Unternehmen, die Wert auf Nachhaltigkeit legen und den Unterschied zwischen Wirtschaftlichkeit und billigem Einkaufspreis kennen.
- Unternehmen, die genügend Zeit für den Planungsprozess einkalkuliert haben. Das Arbeiten mit einem Lastenheft kostet die Lieferanten bei der Erstellung der Angebote mehr Zeit. Ist diese nicht vorhanden, setzt sich das Unternehmen selber unter Druck und muss auf eine solide Planungsarbeit im Vorfeld verzichten.
- Unternehmen, die Reibungsverluste bei einer komplexen Abwicklung gerne reduzieren.
- Unternehmen, die das maximale Ergebnis im Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Schnittqualität bei ihrer Investition erzielen möchten.
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Grenzen des systemischen Lastenhefts? Was kann es nicht?
Die Nutzung eines systemischen Lastenhefts für Schneidanlagen ist kein Garant für fehlerfreie Anlagen oder reibungslose Projektierung und fehlerfreie Ausführung oder Bedienungsfehler oder "Montagsanlagen" etc. Dies vermag weder eine gesetzliche Norm noch das Lastenheft 100% auszuschließen. Ebenso wenig kann das Lastenheft vor kommunikativen Missverständnissen und Irritationen mit dem Lieferanten schützen - menschliches Versagen eingeschlossen. So wie man Sonnenschein oder steigende Aktienkurse nicht anordnen kann, so wenig kann durch eine Norm oder ein Lastenheft eine fehlerfreie Anlage gesichert werden.
Aber ohne systemisches Lastenheft haben Sie wenig in der Hand. Auch wenn die Erstellung eines solchen Dokuments einige Tausend Euro kosten kann, doch bei einer Investitionsgröße von etlichen Hunderttausend Euro für eine moderne CNC-gesteuerte Schneidmaschine ist es wesentlich sicherer und ratsamer, ein solches Geschäft mit einem systemischen Lastenheft abzuwickeln, so unsere Erfahrung.
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Wozu ein Lastenheft? Ist das nicht völlig übertrieben?
Problem Nr. 1: Die Aussagekraft mancher Angebote könnte präziser sein!
Häufig beziehen sich die in Angeboten für Schneidmaschinen enthaltenen Zahlen und technischen Aussagen auf Allgemeinplätze, beispielsweise werden die beigestellten Fremdkomponenten, wie dem Plasmabrenner, dem Filter, der Hochdruckpumpe oder der CAD/CAM-Software bis ins Detail technisch beschrieben, was sicherlich gut und auch nützlich ist. Und da viele Komponenten identisch sind, sehen manche Angebote auf den ersten Blick auch ähnlich aus. Und genau dies erschwert dem Käufer, sich ein objektives Bild über die angebotene Gesamtleistung zu machen. Nicht selten kommt dabei die Beschreibung der eigentlichen Schneidanlage im Hinblick auf ihre Tauglichkeit für den geplanten Einsatz beim Anwender zu kurz.
Häufig beschreiben Maschinenhersteller das Produkt ausführlich, was auch gut und richtig ist, doch kaum ein Angebot berücksichtigt die Anfrage, also das Schneidproblem des Kunden im Einzelnen.
Problem 2: Planungsunsicherheit durch unbeantwortete Fragen
Werden wichtige technische Details nicht präzise benannt, so hat der Käufer wenig Planungssicherheit beim Kauf einer CNC-gesteuerten Schneidmaschine. Somit bleibt eine Lücke in der Planungssicherheit seiner Anlage bestehen, am Ende treffen subjektive Eindrücke die Entscheidung oftmals nach dem Muster:
- Wer hat den besten Preis?
- Welcher Verkäufer erschien kompetent?
- Welche Hersteller besitzt die scheinbar beste Reputation?
- Wer liefert am schnellsten?
- Wer sitzt am nächsten?
- Was nutzt mein Wettbewerber für ein Modell?
- etc.
Natürlich ist die Klärung dieser "weichen" Faktoren in der Kaufentscheidung ebenso von Bedeutung aber die eigentlich technischen Anforderungsprofile ersetzen sie nicht. Erhält der Käufer in seinem Angebot eine Fülle an Funktionen und Optionen mag dies verlockend erscheinen, doch wenn es nicht auch klare Aussagen zur gewünschten Eignung der Schneidanlage für den konkreten Anwendungsfall klärt, dann fehlt dem Angebot etwas entscheidendes.
Wenn man nicht weiß, wonach man sucht, kann man es nicht finden - hat man es gefunden, weiß man nicht, wozu es da ist. Erst wenn man weiß, wonach man suchen muss, stellt man die richtigen Fragen.
Doch jede Münze besitzt zwei Seiten: Wenn ein Schneidanwender keine konkreten Aufgaben, Wünsche, Probleme benennt, kann der Lieferant auch nicht darauf eingehen. Wo keine Fragen sind, gibt es auch keine Antworten.
Daher empfehlen wir den Schneidmaschinenherstellern ein Standard-Pflichtenheft einzusetzen, um Reibungsverluste zu reduzieren und mögliche Irritationen abzuwenden.
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LISSMAC Maschinenbau
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6 Vorteile eines Lastenhefts
- Die Erstellung eines eigenen Lastenhefts führt zu einer Präzisierung des geplanten Einsatzes. Dabei werden dem Ersteller der Unterlage auch seine Randbedingungen und andere Details bewusst.
- Das Lastenheft unterstützt auch bei der Planung und bei der Projektabwicklung, es unterstützt beim Projektierungsablauf bis hin zur Inbetriebnahme.
- Zugleich dient das systemische Lastenheft auch als Grundlage beim Einholen von Angeboten mit dem Maschinen-Konfigurator.
- Außerdem vermag es Schwächen eines Angebots im Bezug auf den geplanten Einsatz aufzudecken und zeigt damit an, wo weitere Aufklärung oder Nachfassen erforderlich sind. Fokussierung beim Einkauf auf die technische Ausführung der Schneidanlage. Durch diese Qualitätsfokussierung kann sich auch eine bessere Wirtschaftlichkeit der Anlage nachhaltig ergeben (kausaler Zusammenhang: Ist notwendig, aber nicht hinreichend!)
- Darüber hinaus zeigt ein gutes systemisches Lastenheft dem Maschinenhersteller ein besseres Abbild der gewünschten Aufgabenstellung und der Randbedingungen an und unterstützt so bei der Projektabwicklung,
- Das Lastenheft schafft eine Win-Win-Situation, von der beide Seiten - Lieferant und Schneidanlagenbetreiber - profitieren können.
Konkret umfasst ein solches Heft die technischen und inhaltlichen Vorgaben, die an die Anlage/Maschine/Software gestellt werden. Das Lastenheft beschreibt, was an Funktionalität von einer Anlage, einem Gerät oder System gefordert wird.
Das Lastenheft ist ein Dokument, das festhält, WAS der Anwender will und WIESO er es will.
Genau diese Dinge sollte das Lastenheft regeln. Wir empfehlen daher, den Einsatz eines Lastenhefts in der Beschaffung und Implementierung einer Schneidanlage rechtzeitig zu überdenken.
Die 3 Don'ts beim systemischen Lastenheft: Was man nicht machen sollte?
- Wir reden nicht von einem Lastenheft, wenn dort lediglich die Nennung der Maschine und ihrer Größe aufgeführt ist.
- Wir reden nicht von einem Lastenheft, wenn dort lediglich die Zahlungsmodalitäten und Garantien aufgeführt sind.
- Besteht das Lastenheft lediglich aus einer DIN A4 Seite und umfasst eher die Basisdaten des Projekts, dann hat dies wenig mit einem Lastenheft zu tun.
Wenn nur diese wenigen Angaben enthalten sind, sprechen wir bestenfalls von den Mindestanforderungen für eine Angebotsanfrage oder eine Ausschreibung, jedoch stellen diese Angaben keinesfalls den Umfang eines Lastenhefts dar, wie wir es leider schon öfters erlebt haben.
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Wie erstellt man ein systemisches Lastenheft?
Das systemische Lastenheft beschreibt qualitativ die Abwicklung einer Maschineninstallation und berücksichtigt dabei folgende Punkte:
- Projektmanagement: Was sollte es beinhalten?
- Gewährleistung, Service und Qualitätsspiegel
- Sicherheit und CE
- Beschreibung und Dokumentation: "Kleinigkeit" mit großer Wirkung!
- Kaufmännische Gesichtspunkte
- Auslegung der Technologie: Wissenswertes aus der Technik!
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Lastenhefte sind keine Alleskönner. Was können Lastenhefte nicht?
Schneidanlagen und Schneidsysteme, die mit ungenügender Planung, d.h. ohne ein adäquates Lastenheft eingekauft wurden, können trotzdem funktionieren - dies steht außer Frage. Die Mehrzahl der Schneidanlagen wird OHNE Lastenheft eingekauft und es klappt häufig auch so!
- Doch um wie viel Prozent man preiswerter und qualitativ besser schneiden würde, wenn das Projekt über ein Lastenheft abgewickelt worden wäre, werden diese Unternehmen niemals erfahren.
- Ein Lastenheft ist unnütz, wenn alles wie ein Uhrwerk abläuft und beide Seiten zufrieden sind. Leider ist man erst hinterher schlauer.
- Bei kleineren Projekten kann ein Lastenheft eher zu einem administrativen Klotz am Bein werden. Hier müssen Vernunft und Übersicht das letzte Wort haben.
- Lastenhefte kosten beide Seiten Zeit. Wenn das Projekt unter Zeitdruck steht, dann wird der Einsatz des Lastenheftes Ressourcen kosten und erfordert mehr Manpower. Man muss sich auch darüber im Klaren sein, dass die Erstellung eines Lastenheft Geld kostet. Es muss also abgewogen werden, wie hoch der Schaden ohne Lastenheft sein könnte. Was passiert, wenn Sie etwas Entscheidendes übersehen oder vergessen haben? Was passiert in dem Fall, wo das "Kind bereits in den Brunnen gefallen ist"?
Wenn Sie unsicher sind und Ihre Entscheidung durch eine unabhängige Meinung ergänzen möchten, dann holen Sie einen Rat im Schneidforum ein.
Lastenheft versus Pflichtenheft
Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und dem Pflichtenheft?
Hauptunterschied 1: Ersteller
Das Lastenheft wird vom Kunden erstellt. Es wird dort ein Projekthauptverantwortlicher und seine Stellvertretung benannt. Es enthält alle wesentlichen Basisanforderungen und dient damit als Grundlage zur Einholung von Angeboten. Es beschreibt die Ziele und das Wozu.
Hauptunterschied 2: Inhalt
Im Gegensatz zum Lastenheft muss das Pflichtenheft präzise und vollständig detailliert erstellt werden. Das Pflichtenheft beschreibt die zu liefernde Anlage bzw. Software so exakt wie möglich und deckt den gesamten Leistungsumfang ab.
In der Praxis erleben wir häufig, dass Lieferanten ihr Pflichtenheft auf der Basis des vorhandenen Lastenhefts des Kunden erstellen. Der Lieferant übernimmt die Anfragen aus dem Lastenheft des Kunden und trägt seine Antworten darin konkret ein, er komplettiert die Aufgabenstellungen des Kunden mit seinen Werten und Terminen, so dass beide Seiten schnell zu einer Einigung finden.
